Il verbale di riconsegna dell’immobile, spesso chiamato anche verbale di riconsegna delle chiavi, è il documento che certifica lo stato dell’abitazione al termine del periodo di locazione. Se stai per lasciare la casa in affitto, la procedura da seguire inizia proprio con la compilazione di questo modulo, firmato dal locatore e dall’inquilino uscente. Il momento in cui si redige coincide con la restituzione delle chiavi e segna la cessazione effettiva della locazione, poiché attesta la fine di ogni obbligo relativo all’uso dell’immobile e consente di definire con precisione le sue condizioni al momento del rilascio. È un passaggio cruciale per evitare futuri contrasti, considerato che ha pieno valore legale e tutela entrambe le parti da potenziali controversie.
Nel verbale di riconsegna devono essere inserite le generalità del proprietario e dell’inquilino, oltre all’indirizzo completo dell’immobile, con eventuali dettagli sul piano, la scala o i vani inclusi nella locazione. L’inquilino uscente, in qualità di intestatario del contratto, riporta con accuratezza la data in cui si era sottoscritto l’accordo e quella in cui sta effettivamente riconsegnando le chiavi. A livello pratico, è utile fornire quanti più particolari possibile sullo stato dei locali, dei mobili eventualmente presenti e degli impianti, riportando qualsiasi difformità rispetto a come l’abitazione era stata consegnata all’inizio del rapporto di affitto. Il modulo di riconsegna serve infatti a segnalare guasti o danni attribuibili all’inquilino, distinguendoli dal normale deterioramento dovuto all’uso quotidiano o da eventi fortuiti. Quanto più il contenuto del verbale risulta preciso, tanto meno spazio resterà a contestazioni successive.
Per completare il rilascio, è fondamentale indicare le letture finali dei contatori di luce, gas e acqua, così da stabilire con chiarezza le eventuali quote di bollette ancora da saldare. Anche la consegna effettiva delle chiavi, che possono comprendere quelle della porta d’ingresso, della cassetta postale, del garage o di cancelli e accessi comuni, va specificata chiaramente; in questo modo si conferma che l’inquilino ha perso il possesso dell’immobile e che il proprietario, recuperato l’insieme delle chiavi, ne rientra in piena disponibilità. Inoltre, si stabilisce se il deposito cauzionale, precedentemente versato, venga restituito subito e per intero o se ne sia trattenuta una parte per coprire eventuali danni riscontrati in fase di rilascio. In alcuni casi, è possibile che le somme da restituire vengano quantificate in un momento successivo, specialmente se occorre un intervento di manutenzione e non è immediatamente valutabile l’entità della spesa da sostenere.
La compilazione del verbale di riconsegna dell’immobile avviene, di norma, nello stesso giorno in cui si restituiscono le chiavi. Entrambe le parti firmano il documento e ne conservano una copia controfirmata. È consigliabile essere molto rigorosi nella descrizione di ciò che si rileva, allegando fotografie o riferimenti puntuali se dovessero emergere danni particolarmente importanti. Questa accuratezza non va vista come un eccesso di cautela, ma come uno strumento di trasparenza reciproca che previene possibili fraintendimenti, soprattutto nel caso in cui il proprietario decida di trattenere parte della cauzione e l’ex inquilino desideri comprenderne le ragioni.
L’utilità di questo atto deriva anche dal suo “gemello”: il verbale di consegna, che si redige all’inizio della locazione e che ha la medesima funzione di certificare lo stato dell’abitazione quando l’inquilino entra in possesso delle chiavi. Se si confrontano i due documenti, risulta ancora più immediata l’individuazione di possibili differenze nelle condizioni dell’immobile. Durante la redazione del verbale di consegna, infatti, si annotano tutte le informazioni di base: la presenza di mobili, l’integrità di muri, porte, finestre, impianti e pavimenti. Nel verbale di riconsegna, invece, si indicano le differenze rispetto alla fase iniziale, per capire se ci siano stati danni oltre il normale deperimento e, nel caso, come imputarli.
La procedura di restituzione delle chiavi, comprensiva del verbale di riconsegna, determina in modo formale il termine del contratto di locazione, ma ciò non significa che eventuali responsabilità dell’inquilino o del locatore scompaiano in automatico. Se emergono controversie, il documento diventa la base per stabilire chi abbia ragione, soprattutto in presenza di costi di riparazione e manutenzione che si ritiene non rientrino nella normale usura. L’importanza legale del verbale è massima in quelle circostanze in cui l’inquilino contesti la trattenuta del deposito cauzionale o il proprietario richieda un risarcimento di danni. Se entrambe le parti hanno sottoscritto in modo esplicito lo stato dell’abitazione, le informazioni riportate assumono valenza probatoria e possono essere fatte valere di fronte a qualunque autorità chiamata a dirimere la questione.
Una volta completato il modulo, il proprietario risulta libero di disporre dell’immobile come preferisce, mentre l’ex inquilino non ha più titolo per conservare copie delle chiavi o accedere ai locali. Ogni eventuale presenza di oggetti personali dell’inquilino che non siano stati rimossi deve essere risolta al momento stesso della riconsegna; si consiglia di trattare con massima chiarezza anche questo aspetto, onde evitare che il locatore debba poi conservare o liberarsi di beni non raccolti dall’inquilino uscente. Poiché il verbale di riconsegna va redatto in maniera scrupolosa, è bene riservare a quest’operazione il tempo necessario, evitando di limitarsi a una rapida occhiata finale. È utile controllare, oltre alle stanze principali, eventuali spazi di pertinenza come cantine o soffitte.
Per chiarire l’eventuale corresponsabilità in caso di danni, è determinante valutare se i problemi riscontrati siano causati da normale deterioramento, da un uso inadeguato dell’inquilino o da circostanze imprevedibili. Se si parla di ordinaria usura, l’inquilino non può essere considerato responsabile. Se invece si riscontrano rotture o manomissioni dovute a comportamento negligente, l’inquilino risponde di tali danni; si tratta delle tipiche ipotesi in cui vengono riscontrati segni evidenti di urti sui muri, danni alle porte, elettrodomestici rovinati, impianti elettrici o idraulici manomessi, e così via. Ogni situazione va valutata nel suo contesto, ed è qui che il verbale svolge la funzione di registro documentato dello stato dell’immobile e dell’uso che ne è stato fatto.
Nel caso in cui sorgano dubbi o tensioni tra le parti, la presenza di un documento firmato permette di individuare con precisione i doveri e i diritti di ciascuno. Se il locatore desidera trattenere parte del deposito cauzionale per effettuare riparazioni necessarie, deve essere in grado di motivare la sua scelta con riscontri oggettivi. Se l’inquilino ritiene ingiusto tale comportamento, può difendersi sostenendo che i difetti riscontrati erano già presenti al momento del suo ingresso oppure sono riconducibili a fisiologica usura. Le fotografie scattate prima e dopo la locazione, allegate ai rispettivi verbali di consegna e riconsegna, aiutano a dirimere queste controversie in modo lineare.
La corretta compilazione del verbale di riconsegna dell’immobile richiede dunque che vengano riportate tutte le informazioni essenziali, inclusi i dati anagrafici delle parti, la descrizione dell’abitazione, la data di avvio della locazione, la data effettiva di rilascio, l’elenco delle chiavi restituite, le condizioni in cui si trovano gli interni e gli impianti, i rilievi dei contatori e l’esito relativo al deposito cauzionale. In caso di necessità, risulta anche utile conservare eventuali fatture o ricevute di riparazioni effettuate durante l’affitto, così da dimostrare che certi interventi erano stati già eseguiti o concordati.
Per chi desidera un aiuto pratico, esistono vari fac simile online, come questo modello verbale di riconsegna messo a disposizione dal sito Nelportafoglio.com, che semplificano la redazione del verbale, guidando la compilazione passo dopo passo. È sufficiente scaricarne uno, stamparlo in duplice copia, compilare ogni sezione con cura e firmarlo insieme al proprietario. Ciascuno conserva un originale controfirmato dall’altra parte, e in questo modo la pratica di riconsegna dell’immobile si può concludere in modo trasparente e sicuro. Abbandonare la vecchia casa diventa così un’operazione priva di ambiguità e contrasti, offrendo un atto formale che tutela non solo i diritti del proprietario, ma anche gli interessi dell’inquilino uscente.
